Como gerente de proyecto, tu trabajo es monitorear el progreso de uno o más proyectosen cada paso del camino. Sin embargo, cuando tienes un equipo trabajando en tu proyecto, puede ser difícil hacer un seguimiento de cómo están avanzando las cosas. Por eso es importante contar con un plan para monitorear los avances diarios de los proyectos. Esto te permitirá saber si hay algún problema con el proyecto en el camino y ajustarlo según sea necesario, evitando que tu proyecto se desvíe del curso planificado.
En este artículo, nuestro partner Ameoboids nos comparte 5 tips para monitorear el progreso diario de sus proyectos.
Tip 1: Crea un plan de proyecto
El paso más importante para monitorear el progreso diario de los proyectos es sentarse con tu equipo incluso antes de que comience el proyecto con el objetivo de crear un plan colaborativo durante esta discusión. En el plan, debes considerar describir los objetivos del proyecto. Tener un plan establecido y saber exactamente de qué está a cargo cada miembro de su equipo te dará un marco de referencia al momento de tener que verificar el estado de avance del proyecto. Durante la reunión en la que se crea tu plan de proyecto, asegurate de hablar los siguientes temas:
Un cronograma proyectado para la finalización del proyecto.
Un presupuesto para el proyecto, segmentado por partes del proyecto
Un plan para el cual los miembros del equipo estarán a cargo de diversas partes del proyecto.
Una lista de metas y un plan para medir el éxito de su proyecto
Una vez que tengas un plan de proyecto, asegurate de dejarlo fácilmente accesible para tu equipo. Por ejemplo, puedes usar Google docs o Confluence para este propósito. De esta forma puedes minimizar malentendidos sobre lo que tu y tu equipo decidieron para un plan.
Tip 2: Planifica controles diarios
Una vez que tengas un plan de proyecto, programa controles diarios con cada miembro del equipo. Como gerente de proyectos, puede parecer extraño poner oficialmente estas breves entradas en tu calendario. Sin embargo, el hacerlo le dará a los miembros de tu equipo un sentido de estructura.
Ir y preguntar cómo va un proyecto puede hacer que los miembros del equipo sientan que están haciendo algo mal. Pueden ponerse a la defensiva u olvidar cosas clave para mencionarte. Tener eventos programados, por otro lado, los hace sentir como parte de la rutina diaria. Incluso les brinda a los miembros de tu equipo la oportunidad de planificar su actualizaciones, lo que hace que sea más probable que recuerden discutir cualquier problema que haya surgido desde el día anterior.
Durante cada check-in diario, asegurate de preguntar:
¿Cuánto tiempo has dedicado al proyecto hasta ahora?
¿Cuánto has progresado desde ayer?
¿Dónde estás antes de lo previsto?
¿Dónde estás retrasado?
¿Está por delante o por detrás del presupuesto proyectado?
Tip 3: Discute los objetivos y el progreso del proyecto
Una vez que hayas completado los controles diarios con cada miembro del equipo, es una buena idea enviar un correo electrónico donde se destaque el progreso del proyecto que el equipo ha logrado hasta el momento y cualquier objetivo en el que esté trabajando. Un correo electrónico diario que resume los objetivos y el progreso del equipo garantiza que cada miembro del equipo se sienta incluido y comprenda cómo se está desarrollando el plan de manera integral.
Tip 4: Comunica las expectativas
Para mantener a tu equipo al día y motivado a diario, asegurate de comunicar sus expectativas (realistas) a diario. Después de su reunión diaria con ellos, explica cómo crees que están progresando en el proyecto, menciona cualquier inquietud que tengas y analiza dónde espera que estén al final del día siguiente y al final de la semana. De ser necesario, puedes ayudarlos a establecer prioridades. Si se han retrasado, ayúdalos a administrar su trabajo y discute un plan para retomar el rumbo.
Tip 5: Actualiza tu plan regularmente
Es casi imposible predecir exactamente cómo avanzará tu proyecto la primera vez que creas el plan del mismo. A medida que el proyecto avanza y su cronograma cambia, querras actualizar tu plan.
Un plan de proyecto actualizado te ayudará a comunicar un cronograma y un presupuesto precisos a tus supervisores. También te ayudará a reenfocar a los miembros de tu equipo si las cosas se salen de control. A nadie le gusta sentir que está permanentemente retrasado. Los nuevos planes de proyecto pueden volver a encarrilar a todo el equipo. Asegurate de que este plan se actualice en el mismo lugar en el que se creó inicialmente. Siempre debe haber una única fuente de verdad para evitar confusiones. Y lo que es más importante, herramientas como Google docs y Confluence vienen con versiones automáticas. Por lo tanto, todos sus cambios se pueden rastrear en cualquier momento.
Conclusión
Un buen gerente de proyecto es un director de proyecto organizado. Tu trabajo es comprender el panorama general y asegurarse de que todas las piezas encajen bien. La mejor manera de garantizar ese nivel de comprensión matizada es reunirse regularmente con los miembros de su equipo y mantenerse al tanto de su carga de trabajo. Luego, si encuentras problemas importantes con el progreso del proyecto, puede cortarlos de raíz desde el principio.
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Hasta la próxima.