Gestionando Pagos en Jira Work Management

Si bien Jira originalmente estaba mucho más orientado para equipos de desarrollo, la realidad es que su flexibilidad ha permitido la adopción en las distintas áreas de la empresa.

En esta publicación busco brindar un resumen de lo que anteriormente presente como parte de un webinar, en el cual demostraba cómo Jira Work Management nos permite personalizar Jira para un equipo de finanzas qué se hace cargo de la facturación y los pagos de la empresa.

El proyecto en sí tiene dos áreas principales a destacar:


La vista al usuario final

Cómo se puede apreciar en las imágenes debajo, el equipo de finanzas no solo tendrá una, sino varias maneras de ver el estado de las distintas facturas pendientes de cobrar o realizar. Las cuales se adaptan fácilmente al usuario final que así no tenga mayor experiencia en el uso de herramientas tecnológicas. Esto nos permite una fácil adopción de un equipo distinto al clásico equipo de desarrollo o de IT qué tal vez no está tan familiarizado con soluciones tecnológicas cómo esta. De hecho creo que allí está el beneficio de Jira Work Management ya que permite la carga en forma de tabla lo que muchas ocasiones es algo con lo que el equipo contable está más amenazado por qué replican la vista de una hoja de cálculo.


Vista de Tablero

Esta forma de ver las tareas es de las más simples para saber el estado de cada uno de los pagos permitiendo al usuario enfocarse rápidamente en la columna con el estado deseado de las tareas sobre las cuál debe de trabajar sin mayor necesidad de usar filtros y otras formas de encontrar la información buscada.

Tablero de Jira Work Management con facturas en diferentes estados
La vista de tablero permite fácilmente identificar el estado de las facturas.
Vista en formato de lista

Cómo lo mencionaba previamente, este es el formato más similar a una clásica hoja de cálculo lo que facilita ampliamente la carga y modificación de las facturas evitando en muchos casos tener que abrir el ticket por completo donde pueda mostrar más campos pero al mismo tiempo hacerlos más dificiles de encontrar.

Vista de Jira Work Management en formato de lista
Una vista en formato de lista hace la carga de las tareas más amigable para el usuario con poco conocimiento técnico

Vista en formato de calendario

No cabe duda que esta vista es de lo más visual para identificar qué debe pagarse cuando o bien qué facturas deberías estar pagas y aún no lo están. Accediendo a esta vista el usuario final puede rápidamente saber sobre que tareas tomar acción más allá del estado en el que se encuentren los tickets.

Vista de Jira Work Management en formato de Calendario
La vista en forma de calendario facilita al usuario el saber los pagos esperados durante el período en curso

La automatización de las tareas que corre por detrás

La clave de este proyecto consiste en incorporar cálculos matemáticos a la solución mediante reglas automatizadas. Son estas reglas las que convierten la información que uno va cargando en los distintos campos en los resultados que el equipo necesita para identificar los totales de las facturas o bien montos a pagar a los distintos miembros de la empresa o consultores.

Como se ve en la imagen debajo, las reglas automáticas toman ciertos campos personalizados como variables que definen la operación a realizar a posterior, cómo saber si el tipo de contrato es por paquete de horas o bien la facturación debe ser realizada por hora trabajada.


Fragmento de la regla automática que calcula el costo y total a facturar en base al tipo de contrato y método de pago.

Tras el criterio de calificación del tipo de contrato y modo de pago, solo es cuestión de aplicar una regla matemática por detrás al momento de editar el campo usado como salida de la información. En el ejemplo debajo, se ve como se define el valor del campo con el ID 10080 en base a las horas cargadas multiplicadas por el valor hora del consultor. Dado a que el tiempo cargado está en segundos, es que se procede luego a dividir esta operación por los 3600 segundos que tiene una hora.

Operación mátematica para el cálculo del costo del servicio

Lo bueno de esto es que para el usuario final los pasos que debe realizar son siempre los mismos y la magia ocurre por detrás. Con automation podemos definir múltiples criterios para poner valor a los campos y como valor adicional, al estar trabajando sobre campos estándar de Jira, sabemos que dicha información podrá ser usada luego por cualquier herramienta que usemos en la instancia para la generación de reportes.


Esta es una forma más de reducir los silos de las distintas áreas de las empresas. Si quieres ver el proyecto en funcionamiento te invito a que revises el video del webinar que está a continuación.



Tienes un criterio distinto para implementar lo presentado? Contanos en los comentarios

Es muy común que haya más de una forma de hacer las cosas con las herramientas de Atlassian y nos encantaría descubrir otras formas de resolver las mismas.

Esperamos hayas disfrutado la lectura,

Hasta la próxima.

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