Si sos Administrador de Jira esta es una pregunta que necesariamente deberías hacerte, no porque no sea posible por supuesto, sino porque como administradores apuntamos a la mantenibilidad de nuestra instancia de Jira.
Mis máximas a la hora de trabajar con Campos Personalizados son:
Limita la cantidad de campos que definís.
No dupliques campos.
No dupliques nombres de campos.
Utiliza nombres genéricos.
Evitas errores humanos, completa automáticamente los campos o maneja lista de opciones estándares para el campo cuando sea posible.
Utiliza los contextos responsablemente.
Y ahora te explico porque son importantes, pero comencemos por lo primero:
¿Qué es un Campo Personalizado?
Hay dos tipos de campos en Jira, los Campos del Sistema (System Fields), y los Campos Personalizado (Custom Fields). Los Campos del Sistema son aquellos campos que son parte del paquete de fields propio de cualquier instancia Jira: Resumen, Descripción, Version, Prioridad, Fecha de Vencimiento, etc, estos no pueden ser cambiados significativamente, solo vamos a poder cambiar algunos mínimos aspectos de ellos desde el esquema de configuración de campos, por ejemplo las pantallas en las que aparecen y en todos los casos, menos con Resumen, detallar si son mandatorios u opcionales o si como si se esconden o no en una pantalla. Estos campos no se encuentran disponibles desde la opción Campos Personalizados.
Los Campos Personalizados, son campos que nosotros podemos definir y personalizar su comportamiento. Definimos Campos Personalizados para que nuestro Cliente pueda registrar la información que necesita y luego hacer uso de la misma, organizando, clasificando o generando informes.
Hay Campos Personalizados que son generados automáticamente por Aplicaciones o Productos, y su edición y configuración desde la opción Campos Personalizados va a estar bloqueada (Locked). Pero nuestro foco aquí son los Campos Personalizados sobre los cuales vamos a poder trabajar de manera completa, ósea los Campos Personalizados definidos por nosotros.
¿Cuáles son sus atributos?
Los campos personalizados tienen una serie de atributos que definirán qué datos pueden contener y cómo se presentarán y buscarán. Revisemos estos atributos juntos:
Nombre: Es la etiqueta que se muestra en la pantalla a la izquierda del campo personalizado.
Descripción: Es el texto de ayuda que aparece debajo al campo.
Valor predeterminado: El valor por defecto que puede asumir un campo cuando se solicita por primera vez. Es importante considerar si lo vamos a utilizar o no, ya que podríamos estar registrando información que no sea relevante, pero este tema quizás es parte de otra publicación.
Contexto: Es una opción muy útil de la cual no debemos abusar. Nos permite generar diversas Opciones para un campo dependiendo de la combinación de proyectos - tipos de incidencias. Entonces para un mismo campo personalizado tendremos distintas opciones dependiendo del contexto en el que estemos parados (combinación proyecto y tipo de incidencia)
Esto puede ayudar a limitar la cantidad de campo personalizado reutilizándolos de una manera diferente.
Pantallas: Son las pantallas en las que aparecerá el campo cuando se cree, edite, consulte o transiciones una incidencia.
Plantilla de búsqueda: el mecanismo para hacer que un campo personalizado se pueda buscar a través de la búsqueda básica y la búsqueda avanzada, también responsable de la indexación de los campos personalizados.
Adicionalmente dependiendo del tipo de campo personalizado sobre el que estemos trabajando vamos a tener los siguientes atributos:
Opciones: Solo disponibles para los tipos Lista de Selección, botones radiales y casillas de verificación. Representan los valores entre los que pueden elegir los usuarios. Ejemplo, para el campo severidad podemos tener las opciones: Bloqueante, Grave, Medio, Leve
Filtrado de usuarios: Solo disponible para campos del tipo selector de usuario, nos permite definir el conjunto (grupos o roles) de usuarios entre los que se puede elegir un campo usuario.
Entonces, ¿Cuándo crear un Campos Personalizados?
La teoría acerca de las buenas prácticas en la creación de campos nos dice:
Limita la cantidad de campos, solo deben crearse cuando utilizar un Campo del Sistema no sea una opción apropiada.
La creación de los campos debe estar justificada, agregar campos genera más complejidad en la administración de Jira.
Siempre que sea posible, reutiliza los campos personalizados, por ello es importante que su nombre sea lo más estándar posible para reducir complejidad y simplifica la reporteria.
No dupliques nombres de campos, Jira permite crear campos personalizados con el mismo nombre, he visto instancias de Jira con hasta 10 campos personalizados con el mismo nombre, incluso estos han llegado a compartir el tipo, esto puede causar grandes problemas. Idealmente, estos campos deberían fusionarse, pero si eso no es apropiado, asegúrate de mantener la unicidad de los nombres (osea que no se repitan).
Intenta no dejar margen para el error humano en la carga de la información, elegí el tipo correcto de campos, ya sea número o texto. Para este último caso los campos de Lista de Selección, son preferibles a los campos de texto o etiquetas. De esta forma nos vamos a asegurar que la reportería sea más consistente y la búsqueda en JQL más certera.
¿Cuál es el objetivo?
Teniendo en cuenta estas buenas practicas, al crear campos personalizados deberíamos tener en cuenta dos objetivos:
Objetivo 1: Mantener al mínimo el número de campos personalizados
Objetivo 2: Mantener nuestros campos personalizados lo más estándares posibles
Tienes un criterio distinto para implementar lo presentado? Contanos en los comentarios
Es muy común que haya más de una forma de hacer las cosas con las herramientas de Atlassian y nos encantaría descubrir otras formas de resolver las mismas.
Esperamos hayas disfrutado la lectura,
Hasta la próxima.